Avis de confidentialité RGPD des candidats
Quel est le but de ce document ?
RGIS, spécialistes en inventaire est un « contrôleur de données ». Cela signifie que nous sommes responsables de décider comment nous détenons et utilisons les renseignements personnels vous concernant. Vous recevez une copie de cet avis de confidentialité parce que vous postulez pour travailler avec nous (que ce soit à titre d’employé, de travailleur ou d’entrepreneur). Il vous permet de savoir comment et pourquoi vos données personnelles seront utilisées, notamment aux fins de recrutement, et pendant combien de temps elles seront généralement conservées. Il vous fournit certaines informations qui doivent être fournies en vertu du Règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) (RGPD).
Principes de protection des données
Nous respecterons la loi et les principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :
- Utilisées légalement, équitablement et de façon transparente.
- Recueillies uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et qui ne sont pas utilisées d’une manière incompatible avec ces fins.
- Pertinentes aux fins évoquées et limitées à ces seules fins.
- Précises et tenues à jour.
- Conserver aussi longtemps que nécessaire pour les fins dont nous vous avons évoqué.
- Gardées en sécurité.
Le type d’informations que nous détenons sur vous
Dans le cadre de votre demande de collaboration avec nous, nous recueillerons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes de renseignements personnels à votre sujet :
- Les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation.
- Les renseignements que vous avez fournis sur notre formulaire de demande, y compris le nom, le titre, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique personnelle, la date de naissance, le sexe, les antécédents professionnels et les qualifications.
- Toute information que vous nous fournissez au cours d’une entrevue.
- Résultats de l’évaluation.
Nous pouvons également recueillir, stocker et utiliser les types suivants de renseignements personnels plus sensibles :
- Renseignements sur votre race ou votre origine ethnique, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques.
- Renseignements sur votre santé, y compris votre état de santé, vos dossiers médicaux et de maladie.
- Informations sur les condamnations pénales et les infractions.
Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Nous recueillons des renseignements personnels (y compris des renseignements personnels de nature délicate) sur les candidats (énumérés ci-dessus) auprès des sources suivantes :
- Vous, le candidat.
- Agences de recrutement.
- ·Vérification des antécédents des fournisseurs.
- Agences de référence de crédit.
- Service de divulgation et d’interdiction en matière de condamnations criminelles.
- Vos références nommées.
Comment nous utiliserons les informations vous concernant
Nous utiliserons les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet pour:
- Évaluez vos compétences, vos qualifications et votre aptitude au travail et/ou au poste.
- Effectuer une vérification des antécédents et des références, s’il y a lieu.
- Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.
- Tenir des dossiers sur nos processus d’embauche.
- Se conformer aux exigences légales ou réglementaires.
Il est dans notre intérêt légitime de décider s’il y a lieu de vous nommer à un poste/travail, car il serait plus avantageux pour notre entreprise de nommer quelqu’un à ce poste/travail.
Nous devons également traiter vos renseignements personnels pour décider de conclure un contrat de travail avec vous.
Après avoir reçu votre CV/lettre de motivation/formulaire de candidature (et, pour certains résultats, les résultats de votre évaluation, nous traiterons ces informations pour décider si vous répondez aux exigences de base pour être présélectionné pour ce poste. Si c’est le cas, nous déciderons si votre candidature est suffisamment solide pour vous convoquer à une entrevue. Si nous décidons de vous convoquer à une entrevue, nous utiliserons les renseignements que vous nous aurez fournis lors de l’entrevue pour décider si nous vous offrons le poste ou le travail. Si nous décidons de vous offrir le poste/travail, nous prendrons alors des références et/ou effectuerons une vérification de casier judiciaire et/ou toute autre vérification avant de confirmer votre nomination ou de subordonner votre nomination si le contrôle est satisfaisant.
Si vous omettez de fournir des renseignements personnels
Si vous ne fournissez pas les renseignements nécessaires à l’examen de votre demande (comme une preuve de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande avec succès. Par exemple, si nous avons besoin d’une vérification de crédit ou de références pour ce poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas donner suite à votre demande.
Comment nous utilisons les informations personnelles particulièrement sensibles
Nous utiliserons vos informations personnelles particulièrement sensibles de la manière suivante :
- Nous utiliserons l’information sur votre état d’invalidité pour déterminer si nous devons apporter les ajustements appropriés au cours du processus de recrutement, par exemple si des ajustements doivent être apportés au cours d’une évaluation ou d’un entretien.
- Nous utiliserons des renseignements sur votre race ou votre origine nationale ou ethnique, vos croyances religieuses, philosophiques ou morales, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle pour assurer une surveillance et des rapports significatifs sur l’égalité des chances.
Informations sur les condamnations pénales
Nous envisageons de traiter les informations relatives aux condamnations pénales.
Nous recueillerons des renseignements sur vos antécédents en matière de condamnations criminelles si nous aimerions vous offrir le travail ou le poste (sous réserve que les vérifications et toute autre condition, comme les références, soient satisfaisantes). Nous sommes tenus par nos clients d’effectuer une vérification de casier judiciaire afin de nous assurer qu’il n’y a rien dans votre casier judiciaire qui vous rend inadapté à ce poste. En particulier :
Les postes de vérification des stocks exigent un degré élevé de confiance et d’intégrité puisqu’il s’agit de traiter avec les stocks des clients et nous aimerions donc vous demander d’obtenir une divulgation de base de vos antécédents criminels.
Prise de décision automatisée
Vous ne serez pas assujetti à des décisions qui auront une incidence importante sur vous uniquement en raison de la prise de décisions automatisée.
Partage des données
Pourquoi pourriez-vous partager mes renseignements personnels avec des tiers ?
Tous nos fournisseurs de services tiers et les autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels conformément à nos politiques. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu’à des fins précises et conformément à nos instructions.
Sécurité des données
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher la perte accidentelle, l’utilisation ou l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation de vos renseignements personnels. De plus, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin d’en connaître. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité. Les détails de ces mesures peuvent être obtenus à l’adresse privacy@rgis.com
Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données et nous vous aviserons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, d’une atteinte présumée lorsque la loi nous y oblige.
Conservation des données
Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?
Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période de 6 mois après vous avoir communiqué notre décision de vous employer ou non. Nous conservons vos renseignements personnels pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas de réclamation légale, que nous n’avons pas fait preuve de discrimination à l’égard de candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené l’exercice de recrutement d’une manière juste et transparente. Après cette période, nous détruirons vos renseignements personnels en toute sécurité, conformément à notre politique de conservation des données.
Si nous souhaitons conserver vos renseignements personnels dans nos dossiers, étant donné qu’une autre opportunité pourrait se présenter à l’avenir et que nous voudrons peut-être examiner votre candidature à cet égard, nous vous écrirons séparément pour vous demander votre consentement explicite à conserver vos renseignements personnels pendant une période déterminée sur cette base.
Droits d’accès, de rectification, d’effacement et de restriction
Vos droits en matière d’informations personnelles
Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :
- Demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
- Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
- Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer des informations personnelles lorsqu’il n’y a aucune raison valable pour nous de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous).
- S’opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
- Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
- Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.
Si vous souhaitez consulter, vérifier, corriger ou demander l’effacement de vos données personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou nous demander de transférer une copie de vos données personnelles à une autre partie, veuillez contacter privacy@rgis.com
Droit de retirer son consentement
Lorsque vous avez posé votre candidature à ce poste, vous avez consenti, en vertu du présent avis, à ce que nous traitions vos renseignements personnels aux fins de l’exercice de recrutement. Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement à cette fin. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec privacy@rgis.com.
Une fois que nous aurons reçu l’avis que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus votre demande et, sous réserve de notre politique de conservation, nous éliminerons vos données personnelles en toute sécurité.
Délégué à la protection des données
Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPD) chargé de veiller au respect de la présente déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet de cet avis de confidentialité ou de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec : privacy@rgis.com Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès l’autorité de contrôle en matière de protection des données Française.